Privacyverklaring

1. Wie zijn wij

CharlieCheck (hierna: "CharlieCheck", "wij") is gevestigd te Vlijmen, Nederland. Wij zijn de verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens via het platform CharlieCheck (charliecheck.nl en charliecheck.app). Vragen over privacy: privacy@charliecheck.nl.

2. Welke gegevens wij verwerken

Account- en profielgegevens

Naam, e-mailadres, telefoonnummer (optioneel), gebruikersnaam, profielfoto, bio en vaardigheden, wachtwoord (uitsluitend als versleutelde hash), en — als u tweestapsverificatie inschakelt — een versleuteld TOTP-geheim en gehashte herstelcodes.

Adres- en locatiegegevens

Adressen die u opgeeft voor uw projecten (straat, huisnummer, postcode, plaats, land) en de bijbehorende coördinaten.

Gebouwgegevens uit openbare registers

Op basis van postcode en huisnummer halen wij gegevens over het pand op uit openbare (overheids)registers: bouwjaar en gebruiksoppervlak (BAG/Kadaster), energielabel (EP-online) en monumentstatus (Rijksdienst voor het Cultureel Erfgoed). Deze gegevens gebruiken wij om uw klusplan nauwkeuriger te maken, zodat u ze niet zelf hoeft in te voeren.

Project- en aanvraaggegevens

Uw klusomschrijving (vrije tekst), antwoorden op intakevragen, plattegronden en kamerindelingen uit de editor, notities, opmerkingen en geüploade bestanden (foto’s, documenten, certificaten). Let op: vrije tekst en foto’s kunnen persoonsgegevens bevatten; deel niet meer dan nodig.

Bedrijfsgegevens (zakelijke gebruikers)

Bedrijfsnaam, KvK-nummer, BTW-nummer, IBAN, contactgegevens, tarieven en huisstijl — voor het opstellen van offertes en facturatie-context.

Betaalgegevens

Bij aankoop van een abonnement, Planning Pass of tokenpakket verwerken wij uw naam, e-mailadres en betaalstatus. De betaling zelf verloopt via onze betaalprovider Mollie; wij slaan zelf geen rekening- of kaartgegevens op.

Voorkeuren onthouden door de AI

Om vervolgprojecten makkelijker te maken kunnen onze AI-experts klusgerelateerde voorkeuren onthouden (bijvoorbeeld kleurvoorkeur, type cv-installatie of tegelformaat). Deze worden na 12 maanden inactiviteit verwijderd.

Support-, beveiligings- en overige gegevens

Supporttickets en reacties, meldingen en e-mailcorrespondentie. Daarnaast beveiligingslogs (in- en uitloggen, mislukte inlogpogingen, wachtwoordwijzigingen, gegevens-exports) met IP-adres (gemaskeerd waar mogelijk) en browserinformatie. Wij gebruiken geen advertentie- of analytics-tracking. Vraagt u een demo aan, dan verwerken wij uw naam, telefoonnummer, e-mailadres, bedrijfsnaam en uw voorbeeldvraag.

Offerte-check (zelfscan)

Doet u de gratis Offerte-check, dan verwerken wij uw antwoorden en de berekende score. Zonder rapport-aanvraag slaan wij niets op — pas als u aangeeft het volledige rapport per e-mail te willen ontvangen, verwerken wij ook uw e-mailadres en, indien opgegeven, uw naam en telefoonnummer.

3. Waarvoor en op welke grondslag

• Uitvoering van de overeenkomst: leveren van het platform (account, plannen genereren, offertes, marktplaats), betalingen en abonnementsbeheer, transactionele e-mails, ophalen van gebouwgegevens, opvolgen van demo-aanvragen.
• Wettelijke verplichting: fiscale administratie van betalingen.
• Gerechtvaardigd belang: beveiliging, misbruik- en fraudepreventie, logging, en het onthouden van AI-voorkeuren (bezwaar mogelijk).

4. AI-verwerking

CharlieCheck gebruikt AI-taalmodellen (via OpenAI) om uw klusomschrijving te analyseren en projectplannen te genereren. Daarbij geldt:

• Naar het AI-model gaan: uw klusomschrijving, intake-antwoorden, geüploade foto’s (voor beeldanalyse) en niet-identificerende gebouwkenmerken (gemeente, bouwjaar, energielabel, oppervlakte, monumentstatus). Uw straatnaam en postcode worden nooit naar het AI-model gestuurd.
• AI-gegenereerde inhoud is in de app als zodanig gemarkeerd ("AI-gegenereerd"); plannen, hoeveelheden en prijzen zijn indicatief en worden altijd door u (of het door u ingeschakelde bedrijf) beoordeeld vóór gebruik.
• Er vindt geen geautomatiseerde besluitvorming plaats die rechtsgevolgen voor u heeft: AI-output is een advies; beslissingen neemt u zelf of het bedrijf waarmee u contracteert.
• Gegevens die via de OpenAI API worden verwerkt, worden door OpenAI niet gebruikt voor het trainen van modellen.

5. Met wie wij gegevens delen

Bedrijven op het platform (marktplaats)

Dient u als particulier een aanvraag in bij een bedrijf, dan geldt:

• Vóór acceptatie ziet een bedrijf alleen een beperkte weergave: plaats, type klus en benodigde vakgebieden — geen naam, contactgegevens of straat.
• Ná acceptatie van de lead (of bij een directe uitnodiging door u) ziet het bedrijf uw naam, e-mailadres, telefoonnummer, adres, de volledige aanvraag inclusief foto’s en de gebouwgegevens — dit is nodig om een offerte te kunnen maken.

Het bedrijf is voor zijn eigen verdere verwerking van uw gegevens zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke.

Verwerkers en dienstverleners

• OpenAI — AI-plangeneratie en beeldanalyse (VS *)
• Mollie B.V. — betalingen en abonnementen (Nederland)
• Resend — verzenden van e-mails (VS *)
• Google — alleen als u inlogt met Google (VS *)
• Sentry — foutregistratie, zonder persoonsgegevens waar mogelijk (VS/EU *)
• Cloudflare — netwerkbeveiliging en verbindingen (wereldwijd *)
• Eigen servers (EU) — databases, bestandsopslag en AI-logging (self-hosted)

* Voor doorgifte buiten de EER steunen wij op het EU-VS Data Privacy Framework en/of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.

Voor gebouwgegevens bevragen wij met postcode en huisnummer de BAG (Kadaster), EP-online en het Monumentenregister (RCE), en voor geocodering PDOK — Nederlandse overheidsdiensten. Wij verkopen geen persoonsgegevens en delen niets met adverteerders.

6. Bewaartermijnen

• Account-, project- en aanvraaggegevens: zolang uw account bestaat; verwijderd bij accountverwijdering.
• Betaalgegevens: 7 jaar (fiscale bewaarplicht); bij accountverwijdering geanonimiseerd.
• Notificaties: gelezen 90 dagen, ongelezen 180 dagen.
• AI-voorkeuren (expert-geheugen): 12 maanden na laatste activiteit.
• Beveiligingslogs: maximaal 12 maanden; bij accountverwijdering geanonimiseerd.
• Demo- en quickscan-aanvragen: maximaal 12 maanden na afhandeling.

7. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder: versleutelde verbindingen (TLS), wachtwoord-hashing (Argon2id), optionele tweestapsverificatie met versleutelde opslag van het geheim, toegangscontrole per rol, maskering van IP-adressen in logs, en beveiligingsaudit-logging. Onze databases en bestandsopslag draaien op eigen servers binnen de EU.

8. Cookies

CharlieCheck gebruikt uitsluitend functionele cookies: een sessiecookie voor het inloggen en een beveiligingscookie (CSRF-bescherming). Wij gebruiken geen tracking-, advertentie- of analytische cookies. Voor functionele cookies is geen toestemming vereist.

9. Uw rechten

U heeft recht op inzage, rectificatie, verwijdering, beperking, bezwaar en dataportabiliteit. In de app kunt u zelf uw gegevens exporteren (Instellingen → account-export) en uw account verwijderen (Instellingen → account verwijderen; definitieve verwijdering na herbevestiging). Betaalhistorie wordt geanonimiseerd bewaard vanwege de fiscale bewaarplicht. Verwijdering kan tijdelijk geblokkeerd zijn als u nog gedeelde projecten of actieve verplichtingen heeft; neem in dat geval contact op.

Voor overige verzoeken (waaronder verwijdering van door de AI onthouden voorkeuren): privacy@charliecheck.nl. Wij reageren binnen de wettelijke termijn. U kunt daarnaast een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).

10. Minderjarigen

CharlieCheck is niet gericht op personen onder de 16 jaar en wij verzamelen niet bewust gegevens van hen. Vermoedt u dat een minderjarige zonder toestemming gegevens heeft verstrekt, neem dan contact op.

11. Wijzigingen

Wij kunnen deze privacyverklaring wijzigen. Bij inhoudelijke wijzigingen informeren wij u via de app of per e-mail. De actuele versie staat altijd op deze pagina.